運営者：TERRA皮膚科クリニック 江南
予約システムの運用準備について：本ポリシーはオンライン予約サービスにおける情報の取扱基準を説明します。決済・メール・カレンダー連携は現在、テストまたは準備の段階です。実際の運用に必要な国外移転の詳細は、確認後に別途ご案内します。本書は、当院の診療記録に関するすべての取扱方針に代わるものではありません。
1. 利用目的と取り扱う情報
予約の確認、お客様の識別、予約に関する連絡、予約金の支払い・キャンセル・返金の確認、ご来院の準備のために情報を取り扱います。
- 必須：すべてのお客様の姓・名・生年月日、代表のお客様（お客様1）の国番号・電話番号・メールアドレス。
- 任意：国籍、希望言語、関心のある施術、ご要望、お客様2以降の国番号・電話番号・メールアドレス。
- 予約業務の情報：予約番号、予約日時・人数・予定所要時間、予約金の区分と金額、支払い・キャンセル・返金の状況と取引識別情報、同意日時・ポリシーのバージョン、必要な処理履歴。
カード番号やセキュリティコードを予約システムに直接保存することはありません。自由記入欄に病歴・診断等の機微な情報を入力しないでください。必要な機微情報は、適法な根拠と別途の手続に基づいて取り扱います。ウェブサーバーの運用・安全管理に伴うアクセスログやCookie等は、実際の設定に応じて別途確認し、ご案内します。
2. 取扱い・保存期間
- 来院完了：スタッフが来院、予約金の精算、必要な診療システムへの記録の完了を確認した翌日に、不要となった予約詳細情報を消去します。予約日を過ぎたことだけで来院済みとは判断しません。
- 未払いリンクの期限切れ：支払いの試行やお問い合わせ等の未処理事項がない場合、リンクの期限切れの翌日に詳細情報を消去します。
- キャンセル・無断不来院：キャンセル・返金または精算の完了を確認した翌日に、不要な詳細情報を消去します。紛争が継続している場合は必要な部分のみを分離して保存し、終了時に見直します。
- 法令に基づく取引証拠は予約詳細情報と分けて以下の期間保存し、その目的以外には利用しません。
| 記録 | 保存期間 | 法的根拠 |
|---|---|---|
| 契約・申込みの撤回、代金決済・サービス提供に関する記録 | 5年 | 韓国「電子商取引等における消費者保護に関する法律」第6条および同施行令第6条（当該取引に適用される場合） |
| 消費者の苦情・紛争処理に関する記録 | 3年 | 同施行令第6条 |
| 表示・広告に関する記録 | 6か月 | 同施行令第6条 |
証拠に含める情報は、予約・取引番号、金額、支払い・キャンセル・返金日時、適用規約・同意の証拠、取引当事者の識別に必要な最小限の情報に限ります。取引証拠という理由だけで、生年月日・国籍・関心のある施術・ご要望の全文を一律に5年間保存することはありません。広告記録の保存は、お客様の予約詳細情報の保存を意味しません。診療記録と税務証拠には、それぞれの法令による別個の保存義務が適用されます。
3. 委託先と連携サービス
- ChemiCloud（CCHosting, Inc.）：ウェブサーバーのホスティング・保守および関連する保管業務。現在のホスティングサービスを継続して使用します。
- Eximbay Co., Ltd.：予約金の決済・キャンセル・返金との連携を予定しています。EXIMLinkはEximbayの決済リンクサービス名です。決済手段に応じた情報提供・再委託については、該当する決済画面の案内をご確認ください。
- Googleメール・Calendar：terradermatology@gmail.comのアカウントを通じた予約通知と予定管理に使用する予定です。実際の送信項目と国外移転の告知を確定した後に運用します。
法的根拠や適法な同意なく、お客様の情報を無関係な第三者に提供しません。委託先や委託業務が変更された場合は必要な事項を公開します。
4. 国外移転の告知準備
ChemiCloudの海外サポート・バックアップやGoogleサービスの利用については、韓国外での処理・保管の有無を確認する必要があります。韓国内のサーバーや通常のGmailアカウントを使うだけで、国外移転がないとは判断しません。移転先の国、受領者と連絡先、項目、時期・方法、目的・保存期間、拒否方法とその影響等は、実際の契約・設定を確認後に別途告知します。必要な法的根拠および告知・同意手続を備えた範囲で連携を運用します。
5. 消去と安全管理措置
不要になった情報は担当者が確認したうえで、復元・再生できない方法で削除し、紙は裁断等により廃棄します。法定保存情報は一般の予約情報から分離し、担当者のみがアクセスできるよう管理します。メール・カレンダーのコピーとバックアップも消去管理の対象とし、バックアップの復元によって削除対象が業務に再利用されないよう確認します。
予約システムにはスタッフの権限管理、暗号化保存およびHTTPS通信を使用しています。アカウント・アクセス記録の管理と保存期間に応じた消去手続を点検します。自動削除や外部コピーの整理機能は運用準備の過程で検証し、自動化されていない項目は担当者が確認して処理します。
6. ご本人の権利とお問い合わせ
閲覧・訂正・削除・処理停止・同意の撤回は、以下の連絡先へご請求いただけます。必要な本人確認の後、法令に基づき対応し、法令上の制限がある場合は理由をご案内します。同意に基づく必須情報の提供を拒否された場合、オンライン予約の処理が制限されることがあります。任意情報の提供を拒否されたことだけを理由に予約を制限しません。
個人情報保護責任者：TERRA皮膚科クリニック代表院長 玄東周
メール：terradermatology@gmail.com
電話：+82-2-567-2633
住所：韓国ソウル特別市江南区テヘラン路105、10階
韓国の個人情報侵害に関する申告・相談は個人情報侵害申告センター（118）、紛争調停は個人情報紛争調停委員会（1833-6972）にお問い合わせいただけます。
7. 施行と変更
実際の取扱いと運用準備の状況に合わせて補足し、変更時は施行日と変更内容をウェブサイトでお知らせします。現在、国外移転等の運用前に確認すべき事項が残っています。
施行日：2026年10月12日